Requisitos técnicos del DeCA: PDF, QR, URL y conservación

¿Qué requisitos técnicos fija la Resolución de 5 de junio de 2026?

La resolución fija requisitos sobre el fichero, la URL, la conservación y el momento de creación del DeCA. Se publicó en el BOE núm. 143, de 12 de junio de 2026 (BOE-A-2026-12784), y sustituye a la Resolución de 22 de mayo de 2023, que queda sin efecto.

Este es el resumen:

El contenido del documento sigue siendo el del artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012. La resolución regula el soporte, no los datos.

¿Qué formato debe tener el fichero y cómo se genera?

El DeCA es un PDF de 5 MB como máximo, generado de forma nativa digital (apartado segundo, puntos 1 y 2). Nativa digital significa que el sistema transforma datos estructurados en signos de escritura legibles.

No valen los ficheros obtenidos al escanear un papel ni los creados a partir de imágenes digitalizadas. Una foto de un albarán, por tanto, no es un DeCA.

La fecha y hora de creación y la de modificación deben figurar como metadatos del PDF. Además, la aplicación debe registrar esas fechas y horas al crear y al modificar el fichero (apartado primero.2). Con ello se demuestra que el documento existía antes de que empezara el servicio.

El formato visual es libre: el artículo 5 de la Orden FOM/2861/2012 permite ajustarse al modelo y la denominación que más convengan. Lo que no es libre es que estén todos los datos del artículo 6.

¿Cómo debe ser el código QR y la URL?

El PDF debe incluir un código QR con la dirección web única y específica del documento (apartado segundo.3). Puedes tener además el QR como fichero independiente.

La URL debe cumplir lo siguiente (apartado tercero):

• Empezar por https://, con TLS 1.2 o superior.
• Ser única para cada DeCA.
• Construirse como decida quien la genera. Puede llevar cifrado, tokens o claves de expiración.
• No expirar antes de que termine el servicio.

El dominio del repositorio puede ser cualquiera y no requiere comunicación previa (apartado primero.3). No tienes que avisar a la Administración de dónde alojas los ficheros.

¿Puede la URL pedir usuario y contraseña?

No. La URL debe provocar la descarga directa del PDF cuando se invoca, y los agentes deben poder descargarlo durante todo el servicio (apartado tercero, puntos 3 y 4).

Las medidas de seguridad que añadas, como tokens o enlaces con caducidad, no pueden impedir esa descarga directa.

Pasados siete días naturales desde que termina el servicio, puedes desactivar la descarga de esa URL (apartado tercero.5). Es una posibilidad, no una obligación, y no afecta a tu deber de conservar el fichero.

¿Cuánto tiempo hay que conservar el DeCA y quién lo hace?

Los cargadores contractuales y los transportistas efectivos deben conservar los ficheros al menos un año (apartado segundo.4). Coincide con el plazo del artículo 9 de la Orden FOM/2861/2012, que exige conservar un ejemplar a disposición de la Inspección de Transporte Terrestre.

Puedes guardar los ficheros en el mismo repositorio que sirve las URL o en otro habilitado para ello. Cada parte puede tener su repositorio independiente. Si los generó uno de los dos, basta con que el otro pueda descargarlos durante ese año.

¿Cuándo debe existir el DeCA y qué pasa si cambian los datos?

El DeCA debe estar creado y entregado al conductor antes del inicio efectivo del servicio (apartado primero.2 y séptimo). El conductor lo lleva en el móvil o impreso, y en ambos casos la copia debe incluir el código QR.

Si los datos cambian durante el servicio, el apartado quinto permite dos vías:

1. Modificar el PDF existente. Añades los datos nuevos y el motivo, y dejas los antiguos marcados como no válidos. La URL y el QR siguen siendo los mismos.
2. Generar un PDF nuevo. Tendrá otra URL y otro QR, y debes conservar el original para la trazabilidad.

En ambos casos el conductor debe recibir el PDF modificado o el nuevo. En una copia impresa no cuentan las anotaciones manuscritas.

¿Cómo compruebo que un DeCA cumple los requisitos?

Puedes comprobarlo en pocos minutos con estos pasos:

1. Abre el PDF y revisa que el texto se pueda seleccionar. Si es una imagen, probablemente venga de un escaneo y no es nativo digital.
2. Mira el tamaño. No puede superar 5 MB.
3. Consulta las propiedades del documento. Deben constar la fecha y hora de creación y de modificación, y la creación debe ser anterior al inicio del servicio.
4. Localiza el código QR dentro del PDF. Escanéalo con otro móvil.
5. Comprueba que la URL empieza por https://.
6. Abre la URL sin haber iniciado sesión en ningún sitio, por ejemplo desde otro dispositivo. Debe descargarse el PDF directamente, sin pantallas intermedias ni botones.
7. Verifica los datos del artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012: cargador contractual (nombre, NIF y domicilio), transportista efectivo (nombre y NIF), origen y destino, naturaleza y peso de la mercancía, fecha y matrícula.
8. Confirma dónde se guarda el fichero y que seguirá descargable durante un año.

Una herramienta como InstaDeca, que emite el DeCA desde el móvil como PDF nativo con QR y URL única, y lo conserva al menos un año, encaja con estos puntos. Aun así, el punto 6 compruébalo tú siempre con un DeCA real.

¿Hay que firmar el DeCA?

No es obligatorio. Ni la Orden FOM/2861/2012 ni la Orden FOM/1230/2013 exigen firma para que el documento de control sea válido.

Si el DeCA se usa también con finalidad contractual y se incluyen firmas, el apartado cuarto exige como mínimo firma electrónica avanzada (AdES) del Reglamento (UE) 910/2014 (eIDAS). También valen las firmas electrónicas cualificadas (QES).